【导读】部门之间没有明确的分工导致部门间缺乏合作、效率低下一项既属于部门A又属于部门B的工作最终结果是两个部门均不负责不同部门之间几乎不沟通交流缺乏有效沟通机制。企业应如何解决这些问题构建良好的组织结构是提高组织绩效的基础华恒智信提出了组织间的层次分工理论与模式。【客户评价】组织分工一直是我们生产部门重点关注的问题。如何避免因分工不合理引发的问题、有效把控组织协作的空白项也是我们长期困扰的难题。在此背景下我们与华恒智信展开了项目合作合作非常愉快。在项目咨询中华恒智信顾问专家团队通过专业分析与判断剖析出企业发展的根本问题并针对问题提出了组织合理分工与部门协调配合的改革思路——基于层次间组织分工理论将各部门进行层次划分解决部门间交叉工作在管理上的空白问题增设专门的事务协调中心缓解部门协调不畅的问题。经过实践公司组织结构更加清晰部门工作效率明显提高这主要归功于项目团队的悉心咨询与培训再次对专家团队表示感谢期待与华恒智信咨询公司保持长期联系期待更多合作机会。——某香精香料广州有限公司生产部徐经理【客户行业】香水制造【问题类型】层次间组织分工【客户背景及现状】某香精香料有限公司是名列世界十大香料供应商之一的跨国企业的中国分公司拥有一支富有国际经验的知名调香师团队为六个主要产品应用领域研制香精香料。创新能力、产品高安全质量及客户导向使其拥有一批忠实的国际知名化妆品及日化产品客户。公司拥有自己的创意中心调香师基于对当地客户需求与品味的深入研究从广泛的当地原材料中择选优质香精香料为客户提供更高性价比的产品。公司现有组织结构是在总经理、常务总监领导下的前端——后端支持职能部门架构。前端组织主要包括与市场接触的销售部、市场部与产品应用部后端组织主要包括调香部/研发部、评香部、质检部与生产部支持职能部门包括人事部、保洁部、行政部、采购部、跟单部、财务部与信息技术部门。生产部下辖小样品部及仓库与设备维修部生产部、小样品部及仓库与设备维修部共同构成统一的后端生产相关组织具有层级较复杂、成员众多的特点。【华恒智信问题分析】项目组在后端生产部门走访调研后发现生产部门组织绩效不高的原因主要在于三个部门之间的组织分工尤其是部门交叉工作项的分工不合理、不明确。目前生产组织存在以下几方面问题严重制约组织绩效提升。无人负责部门间工作交叉项。生产部、小样品部与仓库及设备维修部由生产部经理统一领导三个部门分别由各自主管管理形成三部门分别管理的模式。但经常遇到同时涉及几个部门的协调工作此时往往不知找谁或找不到人去处理和决策此类协作事项。各部门之间没有明确的部门分工。后端生产组织缺乏明确的部门分工各部门各自为政交叉工作相互推诿、无人负责最终导致三个部门不协作或协作效率低下严重影响整体绩效提升。虽由生产部统一管理但三个部门各自有主管负责的机制弱化了生产部经理管理的权威性使其管理成本与效率大大降低。各部门之间没有建立有效的信息沟通平台。生产部经理在三部门间的管理始终处于松散模式存在较严重的信息沟通问题。生产部经理无法及时了解与控制各部门管理状况也难以将公司需要三部门配合完成的项目任务信息快速传达使后端生产相关组织因信息沟通不畅导致资源无法及时整合、组织绩效降低。【华恒智信解决方案】项目组在总结前期调研与访谈的基础上结合公司调香团队人数多、部门间交叉工作多的特点提出了后端生产相关组织层次间分工模式调整的解决方案。层次间组织分工理论。层次间组织分工是组织分工的一种与层次内分工相对。层次间分工是在较大规模组织内将组织成员划分为上层、中层、下层三个层级——上层从组织整体利益出发实行统一指挥和综合管理制定组织目标及实现方针中层负责分目标制定、拟定与选择实施方案、步骤与程序协调下级活动基层按照规定的程序完成各项计划与任务。层次间组织分工模式的运用。首先将生产部门划分为三个组织层级上层管理者由生产部经理担任中层管理者由三个部门主管担任下层管理者是直接管理员工的一线管理者。这种划分方式旨在进一步明确各层管理者职责范围及上下级关系。其次层次间组织分工可解决部门间交叉工作在管理上的空白问题。三个相关生产部门交叉工作较多快速搜集交叉工作信息、及时整合三部门人力物力资源支持交叉工作顺利完成成为关键所在。指定上层管理者生产部经理负责整合常见交叉工作及临时协作事项将大幅提高生产部门整合信息与资源的能力最终提高组织绩效。第三当组织间协调工作频度高时可增设专门的事务协调中心分担上层管理者负担。事务协调中心对上层管理者负责进行信息与资源整合一方面降低上层领导处理频繁且普通协调工作的压力另一方面有效发挥信息搜集与资源整合优势更快更好地解决部门间交叉空白问题。优化组织层次间分工模式有效提升组织绩效。层次间组织分工模式优化后减少了因交叉空白导致的绩效不高问题。各层次管理者分工明确将极大提高各层管理者的工作责任意识与个人绩效。同时各部门主管要对生产部经理负责将上层总目标分解后落实到各自部门有效避免了原三部门“分而治之”带来的管理松散化、交叉工作时间成本高及交叉空白等问题。项目组认为当组织规模过大、协调工作频次较高时由上层领导者一人负责协调工作的压力将大大增加。目前倡导的组织间协调工作管理模式是引入“专门的事务协调中心”这是组织分工理论在实践中进一步深化的结果。