上了电子签合同却还是签不完不少企业上线电子签之后都遇到过同一个尴尬系统用起来了合同发出去了签署完成率却没有想象中高。发出一百份两周后还有二三十份挂在待签状态行政和法务只能挨个打电话催效率并不比从前寄快递高多少。于是有人得出结论说电子签也没那么神。这个判断下得太早。签署完成率低问题通常不在签署这个动作本身而在发起之前和发起之后的环节。把原因拆开看绝大多数都有明确的解法。原因一发起时的信息本身就是错的排在第一位的原因是接收人信息不准确。手机号填错一位邮箱是对方三年前留的联系人早已离职这些情况在实际操作中出现的比例远高于管理者的预估。文件发出去了但根本没有到达该签的人手里系统里显示待签对方那边一片空白。还有一类是主体填错。合同抬头写的是集团公司实际经办的是下属分公司对方收到后不知道该由谁来签只能搁置。这类问题的根子在客户资料没有维护与工具无关。发起前花两分钟核对联系人和签署主体能解决很大一部分挂起的单子。原因二对方内部没有对应的处理流程第二类原因出在对方身上。很多企业自己上了电子签客户或供应商却还没有。文件发过去对方的经办人不知道该走哪个流程也不确定这样签公司认不认索性先放着等有人来催再说。对这种情况有效的办法不是反复催而是在发起前先做一次简短沟通说明签署方式、需要哪个岗位确认、大概几分钟能完成。一句话的预告往往比事后十通电话管用。如果对方的顾虑是效力问题可以直接说明所用平台经过实名核验并有多 CA 认证支撑这类疑虑通常谈一次就能打消。原因三流程设计得太重签一份要过五关第三类原因在企业自己。有的企业把线下的审批流原封不动搬到线上一份小额采购合同要经过五六个人每个环节都是串行前面一个人休假整条流程就停住。参与的人越多卡住的概率越高这是流程设计问题不是执行态度问题。合理的做法是按金额和类型分级。标准模板、小额、低风险的合同走简化流程只需要业务负责人确认非标准条款、大额、涉及长期义务的合同才走完整审批。以爱签电子合同为例不同类型的合同可以配置不同的流转规则签署量的增减也不影响使用成本企业不收版本费把流程拆细并不会带来额外开支反而让高频小单跑得更快。原因四没人对未完成的合同负责最后一类原因最常见也最容易忽略发起之后没有人盯。合同发出去就算完成任务谁也不清楚现在有多少份挂着、挂了多久、卡在哪一步。等到月底对账才发现问题已经过去很久了。改进办法不复杂。第一设定一个明确的时限比如超过三个工作日未签就自动提醒第二每周固定看一次待签清单按停留时长排序只处理停留最久的那几份第三明确责任人谁发起谁跟进不要让待签清单变成没有主人的公共事项。完成率是管理指标不是工具指标顺带提一句被催办的那一方也需要理由。文件命名清晰、有一句说明用途的备注、告知大概需要多长时间这些细节都会明显提高对方当场处理的意愿。签署完成率应该被当作一个日常管理指标来看待而不是工具好不好用的评价标准。发起前核对信息发起时区分流程发起后设定跟进节奏三件事做齐完成率通常会有明显改善。至于工具本身重点看两点日常操作是否足够简单以及万一产生争议时能否快速取证、是否做到直通司法。前者决定日常效率后者决定关键时刻的底气。